Логистика переживает цифровую трансформацию: бумажные документы заменяются электронными, процессы становятся прозрачнее, а взаимодействие между участниками перевозок — быстрее. Один из таких элементов — электронный заказ-заявка (ЭЗЗ). Этот документ не входит в число обязательных, но активно используется на практике, особенно там, где важно заранее согласовать условия рейса, избежать недопонимания между сторонами и автоматизировать рутину.
ЭЗЗ — не обязательна
ЭЗЗ — это не замена ни договору перевозки, ни электронной транспортной накладной (ЭТрН), ни заказ-наряду при фрахтовании (ЭЗН). Это вспомогательный документ, который фиксирует договоренности между заказчиком перевозки (обычно — грузоотправителем или экспедитором) и перевозчиком. Он оформляется до начала перевозки и служит своего рода подтверждением намерений: что будет везтись, куда, когда, на каких условиях, каким транспортом и по какой цене.
Если между сторонами уже есть рамочный договор перевозки, ЭЗЗ может использоваться как заявка на конкретный рейс в рамках этого договора. Если договора нет — подписанная ЭЗЗ фактически становится договором на разовую перевозку. Поэтому документ может быть как дополнительным, так и ключевым — в зависимости от того, как выстроены отношения между сторонами.
На сегодняшний день закон напрямую не обязывает использовать ЭЗЗ при каждой перевозке. Однако в ряде случаев ее оформление становится логичным и даже критически важным инструментом. Особенно это касается сложных или регулярных логистических операций.
Когда и зачем оформляют ЭЗЗ
На практике ЭЗЗ часто используют в трех типовых ситуациях. Первая — когда есть регулярные отгрузки со слотами погрузки. Например, поставщик каждую неделю отправляет товар в торговую сеть. Здесь важно заранее зафиксировать временное окно, требования к транспортному средству, стоимость перевозки. Это позволяет избежать хаоса в день отгрузки и согласовать все заранее.
Второй сценарий — работа по рамочному договору, когда экспедитор выполняет множество рейсов с одним и тем же перевозчиком. В таких случаях ЭЗЗ позволяет «предзаказывать» рейсы: закрепить конкретный груз, дату и машину еще до выпуска ЭТрН. Это удобно, когда речь идет о частых и повторяющихся перевозках.
Третий случай — перевозки с особыми требованиями к транспорту: температурный режим, перевозка опасных грузов, наличие специализированного оборудования и т.д. Если все это заранее не прописать в каком-либо документе, велик риск получить неподходящий транспорт в день погрузки. ЭЗЗ в этом случае работает как фильтр: только те перевозчики, которые готовы выполнить условия, подтверждают документ.
Во всех этих примерах ЭЗЗ помогает навести порядок еще до начала движения. Это особенно актуально в крупных логистических компаниях и у экспедиторов, где поток заявок большой, а количество задействованных перевозчиков — десятки.
Как работает ЭЗЗ в электронном виде
До цифровизации заказ-заявку составляли на бумаге, подписывали вручную, пересылали курьерами или по электронной почте. Часто в процессе терялись документы, допускались ошибки, забывались реквизиты. Электронный формат решает эти проблемы и делает процесс стандартным, быстрым и безопасным.
В системе ЭДО (электронного документооборота) ЭЗЗ оформляется в два этапа. Сначала заказчик формирует первую часть документа — титул T1. В нем указываются ключевые параметры: маршрут, груз, сроки, требования к транспорту, контактные данные. Документ подписывается электронной подписью (обычно — УКЭП от имени организации). Затем документ уходит перевозчику через оператора ИС ЭПД (информационной системы электронных перевозочных документов).
Перевозчик получает документ, заполняет титул T2, в котором подтверждает свои данные: кто повезет груз, на чем, за сколько. Он также подписывает документ своей электронной подписью. После этого заказ-заявка считается согласованной.
Оператор ИС ЭПД (например, Контур, Диадок, Астрал) автоматически передает сведения в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Это и есть официальное подтверждение того, что документ юридически оформлен. Для участников перевозки все это происходит «в один клик» — без дополнительной ручной отправки, без бумаг и лишнего общения.
Что с подписями
Основной способ подписания ЭЗЗ — это усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) от имени юридических лиц. Однако в некоторых случаях допускается подписание физическим лицом — например, водителем — при наличии машиночитаемой доверенности (МЧД). Тогда используется усиленная неквалифицированная подпись, подтвержденная через «Госключ».
Важно: простая электронная подпись (например, код из СМС) в таких документах не подходит — она допустима лишь в отдельных случаях, например, при подтверждении получения груза физическим лицом.
Связь ЭЗЗ с ЭТрН и другими документами
ЭЗЗ — это не самостоятельный элемент, а часть общей цепочки. После ее оформления на рейс составляется электронная транспортная накладная (ЭТрН). Причем большая часть информации из заявки автоматически переносится в накладную. Это снижает количество ошибок и ускоряет процесс подготовки документов.
Если ЭЗЗ — это «договор», то ЭТрН — это «исполнение». Первая оформляется двумя сторонами: заказчиком и перевозчиком. Вторая — тремя: к ним добавляется грузополучатель, который подписывает ЭТрН после получения груза.
И та и другая передаются через того же оператора ЭДО и попадают в ГИС ЭПД. Таким образом, формируется единая цифровая связка: заявка → накладная → подтверждение доставки. Это удобно не только логистам, но и проверяющим органам, которые видят весь путь груза по данным ГИС ЭПД.
Что изменится
На сегодня оформление ЭЗЗ остается добровольным. Однако ситуация меняется: с 1 марта 2027 года в силу вступают изменения, согласно которым все перевозочные документы, включая ЭЗЗ, становятся обязательными в электронном виде. То есть вести заявку на бумаге больше будет нельзя.
Это требование закреплено на законодательном уровне (ФЗ № 140 от 07.06.2025). Исключения предусмотрены — например, для территорий без интернета или при сбоях систем. Но общий курс — на полную цифровизацию. Государство ставит задачу выстроить прозрачную и единую цифровую логистическую платформу.
Уже сейчас стоит начинать готовиться: выбрать оператора ЭДО, обучить логистов, оформить электронные подписи и доверенности. Чем раньше все будет отлажено, тем легче будет пройти переход в 2026 году.
Почему стоит внедрять ЭЗЗ уже сейчас
Даже без законодательного давления, у электронного заказа-заявки есть очевидные плюсы. Она позволяет фиксировать договоренности «на берегу», снижает количество спорных ситуаций, ускоряет обмен информацией между заказчиком и перевозчиком. Автоматическая передача данных в ЭТрН и ГИС ЭПД упрощает жизнь бухгалтерии и юристам. А главное — все это экономит время и снижает риски.
Внедрение ЭЗЗ особенно актуально для компаний, где логисты работают с большим количеством перевозчиков, где регулярные отгрузки, где есть особые требования к транспорту. Это шаг к более управляемой и безопасной логистике.
