Что такое ГИС ЭПД простыми словами
ГИС ЭПД — это государственная система Минтранса, куда приходят электронные перевозочные документы из бизнеса. Сама компания в ГИС ЭПД напрямую не «заходит»: она работает через своего оператора (Информационную систему ЭПД), а оператор уже передает сведения в государственный узел. Задача ГИС ЭПД — централизованно принимать, хранить и давать доступ к данным по перевозкам; Минтранс — оператор системы, у ГИС ЭПД есть публичный портал-справочник.
Пример. ИП «Иванов-логистика» оформил накладную не на бумаге, а в своем ЭДО. Оператор ИС ЭПД забрал документ и статусы его подписания и передал в ГИС ЭПД. Налоговой/контролю не нужно просить прислать оригинал почтой — сведения уже в государственном узле.
Какие бывают ЭПД и что именно уходит в ГИС ЭПД
К классу ЭПД относятся:
электронная транспортная накладная (ЭТрН) для автоперевозок,
электронные заказы/заявки,
экспедиторские документы, а для других видов транспорта — электронные железнодорожные и авиационные накладные.
Ключевой сдвиг зафиксирован законом: с 1 сентября 2026 года электронный формат становится приоритетным по умолчанию для основных перевозочных документов, бумажные версии нужны будут лишь в исключительных случаях, которые определит Правительство. Это официально подтверждает Минтранс. В ГИС ЭПД передаются состав документа (структурированные поля), факты его подписания/отклонения/исправления и сопутствующие метаданные.
Отдельные правила описывают, как именно направлять данные по конкретным видам информации: есть общие Правила представления информации в ГИС ЭПД (ПП РФ № 281), а также специальные — например, Правила направления ЭТрН/электронных заказов/сопроводительных ведомостей (ПП РФ № 931, с последующими изменениями). Это и есть «регламент дороги» от вашего ЭДО до государственного узла.
Пример. ООО «Альфа-Экспедитор» сформировало электронный заказ и ЭТрН на рейс Москва — Казань. После подписания обеими сторонами оператор ИС ЭПД по Правилам № 931 передал в ГИС ЭПД сам документ и факт его подписания. Если позже пришлось исправлять какие-то данные, то этот зафиксируется как новая версия.
Правила передачи информации в ИС: что важно знать
Постановление № 281 задает перечень и условия: что передавать, в каком качестве, когда и в каких форматах. Оно действует для всех источников данных, а специальные правила (№ 931 и др.) дополняют картину для конкретных документов. Простыми словами: если вы оформляете ЭТрН, то ее структура и факты обмена должны соответствовать утвержденным требованиям — тогда ГИС ЭПД примет пакет и покажет правильные статусы.
Пример. Документ подписал человек, у которого нет полномочий — ГИС ЭПД примет сведения о «неуспехе», а оплата у заказчика «повиснет»: в электронном мире все прозрачно и связано с подписями и статусами. Чтобы операция прошла успешно, нужно корректно настроить подписи/доверенности и повторно подписать документ.
Кто обязан подключаться к электронному контуру и когда
С 01.09.2026 все участники перевозок: перевозчики, экспедиторы, грузоотправители/получатели должны работать с перевозочными документами в электронном виде, а сведения по ним — доходить до ГИС ЭПД. Бумажные документы можно будет использовать только в исключительных случаях по решению Правительства. Минтранс прямо перечисляет документы, которые с этой даты обязаны быть в электронном виде: автонакладные, ж/д и авианакладные, заказы/заявки и экспедиторские документы.
Пример. Даже если у вас 5 рейсов в месяц «по старинке», с осени 2026-го их нужно проводить через ЭДО/оператора ИС ЭПД так, чтобы сведения попали в ГИС ЭПД.
Как подключиться к ГИС ЭПД: напрямую или через оператора
Компании не подключаются напрямую к ГИС ЭПД. Путь один: выбрать оператора ИС ЭПД, заключить с ним договор и работать через его веб-кабинет или API-интеграцию — дальше уже оператор взаимодействует с ГИС ЭПД. Минтранс публикует официальный реестр операторов ИС ЭПД, файл для скачивания доступен на сайте. Там же указаны приказы, по которым операторов включают в реестр (№ 200 и № 40).
Как это выглядит на практике.
1. Вы выбираете оператора из реестра Минтранса, подписываете договор и получаете доступ к ГИС ЭПД.
2. В веб-кабинете оператора или через API заводите заявки/ЭТрН/экспедиторские документы, подписываете их.
3. Оператор передает документы в ГИС ЭПД по Правилам и они становятся доступными всем сторонам.
4. В кабинете видны статусы («подписано», «отклонено», «исправлено»), а при споре — логи подписи.
Пример. «Бета-Логистик» — небольшой экспедитор — начинает с кабинета на сайте оператора: заполняет формы и подписывает документы. Как только количество документов вырастет, то экспедитор интегрирует API-оператора в свою CRM, где он ведет учет заявок и подписывает документы для ГИС ЭПД прямо через интерфейс CRM. Это может быть 1С или любая другая учетная система.
Какие операторы есть и чем они отличаются
У Минтранса есть реестр допущенных к работе с ИС ЭПД операторов. А у ФНС — разъясняющая страница, кто такие операторы ИС ЭПД и какие типы документов они проводят.
Отличия операторов состоят в удобстве использования личных кабинетов, возможности интеграции в стороннее ПО, поддержке конкретных форматов, межоператорских маршрутах, возможности подписывать документы со смартфонов, SLA и тарифах.
Проверяйте два момента: есть ли оператор в реестре Минтранса и поддерживает ли он нужные вам сценарии.
Пример. У вас микробизнес и Excel-учет — начните с оператора с удобным кабинетом и готовыми шаблонами ЭТрН/заявок. Если вы крупный перевозчик со своей TMS — берите оператора с устойчивым API и межоператорскими связями, чтобы документы доходили до контрагентов «на другом операторе». Проверить связность можно по информации ФНС об операторах.
Какими подписями подписывать ЭПД и где их оформить
В электронном контуре перевозок используются усиленные электронные подписи. Базово: руководитель компании подписывает своей КЭП, а если подписывает сотрудник, требуется КЭП сотрудника + машиночитаемая доверенность (МЧД) от работодателя, оформленная через сервис ФНС. ФНС ведет сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме» и публикует пошаговые памятки; отраслевые провайдеры дают подробные инструкции. Это уже отработанная связка: МЧД — «цифровое подтверждение полномочий» конкретного подписанта.
Пример. В ЭТрН от «Альфа-Экспедитор» подпись ставит не директор, а логист Петров. У Петрова есть КЭП (квалифицированная электронная подпись) физлица, а юрист оформил на него МЧД (машиночитаемую доверенность) через сервис ФНС с правом подписывать ЭТрН и экспедиторские документы. Тогда ЭДО и ГИС ЭПД «видят» полномочия Петрова, документ юридически значим.
Откуда берутся «форматы» электронных документов
Технический «язык» электронных перевозочных документов (схемы/XSD) утверждает ФНС — после чего форматы регистрируются Минюстом и вступают в силу. Наглядный пример — электронный Единый транспортный документ (ЕТД): приказ ФНС № ЕД-7-26/717@ от 13.08.2025 утвердил форматы, Минюст зарегистрировал их, и применение стартовало осенью 2025 года. По ЭТрН логика будет такой же: финальные схемы и правила обмена публикует ФНС, а Минтранс обеспечивает работу «дороги» через ГИС ЭПД.
Пример. Если ваш ЭДО обновили под новый формат ФНС, а у контрагента — нет, документ может «не дойти» или уйти без статуса. Поэтому важно, чтобы у вас был оператор с регулярными обновлениями. Устройте тестовый прогон документов по схеме «заявка → ЭТрН → статус в ГИС ЭПД» до массового запуска.
Итого: что сделать
Выберите оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса и подключите веб-кабинет (быстрый старт) — интеграцию с TMS/CRM добавите позже.
Проверьте подписи и МЧД у всех, кто будет подписывать документы: директор — КЭП, сотрудники — КЭП физлица + МЧД через сервис ФНС.
Прогоните один реальный маршрут: заявка → ЭТрН/экспедиторский документ → подписи → статус в ГИС ЭПД. Ошибки (подписант, поля) исправляйте сразу в шаблонах.
Что именно передается и в какие сроки, регулируют два набора норм:
Общие Правила представления информации в ГИС ЭПД (Постановление Правительства № 281) — они задают состав, формат, качество и условия передачи информации в систему.
Специальные Правила направления электронных перевозочных документов (например, Постановление № 931 — по электронным транспортным накладным, электронным заявкам/заказам и сопроводительным ведомостям).
