Что такое ЭТрН
С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) и ряд других перевозочных документов становятся «электронными по умолчанию».
Это не «инициатива рынка», а норма закона: ФЗ № 140-ФЗ от 07.06.2025 ввел понятие электронных перевозочных документов (ЭПД) и предписал оформлять их в цифровом виде, при этом Правительство РФ определит отдельные случаи, когда бумага еще допускается.
Минтранс в своем релизе прямо перечисляет, что в обязательную электронную накладную попадают автонакладные, ж/д и авианакладные, электронные заказы/заявки и экспедиторские документы.
ЭТрН — это та же транспортная накладная, но в юридически значимом электронном виде. Документ формируется из данных заявки/договора, подписывается усиленной электронной подписью уполномоченных лиц, проходит через оператора информационной системы ЭПД (ИС ЭПД), который включен в реестр Минтранса.
ГИС ЭПД — «узел» государства: она аккумулирует сведения об ЭПД (включая факты подписания) и уже сегодня содержит данные по ряду электронных документов.
Цель внедрения ЭТрН — уйти от бумажных документов, сделать их машиночитаемыми (МЧД) и доступными государству онлайн, ускорить расчеты и снизить споры по простоям, недостачам и повреждениям.
ЭТРН становится обязательной: когда и для кого
ЭДО перестанет быть «опцией». Сейчас схема «бумага+почта» еще норма, но с 01.09.2026 электронный формат станет базовым для ключевых транспортных документов: ЭТрН, заказ-наряд, ЭСВ, договор фрахтования, путевой лист, заказ или заявка, экспедиторские документы. Это закреплено федеральным законом № 140-ФЗ от 07.06.2025 и официально подтверждено Минтрансом.
Этот же закон дал Минтрансу право определять, в каких случаях по-прежнему можно использовать бумажные документы. Это право Минтрансу закреплено также и Постановлением Правительства РФ от 19.08.2025 № 1238, которое официально назначило Минтранс оператором платформы «ГосЛог»
Изменения коснутся не только грузоотправителя, заказчика и перевозчика.
Экспедитор в будущем становится официальным участником, а не просто посредником. Вышеуказанный Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ закрепил создание федерального реестра экспедиторов на платформе «ГосЛог». Также он закрепил обязанности экспедиторов вести учет своих договоров и участников цепочки перевозки и передавать эти сведения государству.
Для включения в реестр экспедиторов отведено 60 календарных дней: с 01.03.2026 по 01.05.2026. В КоАП РФ уже внесены и дополняются статьи про работу экспедитора без включения в реестр: штрафы для юрлиц от 100 тыс. до 300 тыс. руб., при повторе до 1 млн руб.
Даты, когда вступают в силу изменения
Как работает ЭТрН в общем смысле
Грузоотправитель по ст. 8 Устава автомобильного транспорта (ФЗ № 259-ФЗ в действующей редакции) формирует транспортную накладную. Он обязан указать достоверные сведения о грузе: вес, габариты, опасность и т.д.
Перевозчик обязан зафиксировать приём груза, маршрут, передачу груза получателю и завершение перевозки в соответствующих титульных частях ЭТрН. То есть он не просто везет, он еще и юридически подтверждает каждый этап перевозки в системе.
Экспедитор больше не считается «просто посредником без ответственности». 140-ФЗ вводит обязательный реестр экспедиторов на «ГосЛог» и делает экспедитора субъектом контроля: он обязан собирать, хранить и передавать государству данные обо всех фактических перевозчиках, маршрутах, роде груза, сторонах сделки, хранить эти данные на территории РФ минимум 3 года и по запросу выдавать силовым органам.
Кто и как подписывает ЭТрН
ЭТрН — это не один PDF, а пакет связанных XML-файлов (титулов), которые последовательно подписывают грузоотправитель, перевозчик в момент приемки, грузополучатель и снова перевозчик по факту сдачи груза.
Участники перевозки подписывают свои титулы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). УКЭП по закону приравнена к собственноручной подписи и печати. Это обязательно для юрлиц и ИП, когда они подписывают титулы ЭТрН.
Водитель, как физлицо может подписывать свой титул проще — усиленной неквалифицированной подписью (УНЭП), например, через мобильное приложение «Госключ».
Если водитель подписывает свой титул как сотрудник перевозчика, то ему необходимо выдать машиночитаемую доверенность (МЧД) в формате XML, подписанную УКЭП директора организации. МЧД подтверждает полномочия конкретного человека подписывать ЭТрН, путевые листы и т.д. от имени компании.
Что меняется в документообороте с 2026 года простыми словами
ЭДО перестанет быть «опцией». Сейчас схема «бумага+курьеры» местами еще норма, но с 01.09.2026 электронный формат станет базовым для ключевых транспортных документов: ЭТрН, заказ-наряд, ЭСВ, договор фрахтования, путевой лист, заказ/заявка, экспедиторские документы — исключения определит Правительство. Это закреплено в тексте 140-ФЗ и официально подтверждено Минтрансом.
Рынок отфильтрует «аналоговых» игроков. Тем, кто до сих пор держится на «Excel+Word+мессенджеры», придется ускоренно внедрять ЭДО и наводить порядок в данных/подписях. Официальная логика реформы — единые стандарты и прозрачность; «РГ» прямо связывает обязательную электронку и запуск реестра экспедиторов как механизм «обеления» рынка.
Критичной станет интеграция «заявка ↔ ЭДО ↔ финансы». В электронном потоке версии фиксируются: разъехалась масса/адрес или подписал не тот — это сразу влияет на акты, счета и оплату. ГИС ЭПД хранит сведения о самих ЭПД и фактах их подписания, так что «доделать счет задним числом» без исправления первичных документов уже не получится.
Как перейти на ЭТРН, как начать их использовать
Есть мнение, что «будет некий единый кабинет в "Госуслугах", куда все зайдут и будут оформлять накладные». Это не так.
Определимся с базовыми понятиями:
ГосЛог ≠ «ваш личный кабинет ЭТрН»
ГосЛог / НЦТЛП (Национальная цифровая транспортно-логистическая платформа) — это государственная система: реестры, контроль, прозрачность цепочки, интеграция данных.
ГИС ЭПД — это хранилище. Оно принимает подписанные документы от операторов ИС ЭПД, хранит их и по запросу отдаёт ФНС, МВД, Ространснадзору и др. госорганам.
Операторы ГИС ЭПД — уполномоченные Минтрансом организации, которые обеспечивают юридически значимый обмен ЭПД между участниками перевозки и передают документы в ГИС ЭПД.
Для того, чтобы начать работать с ЭТрН нужно подключиться к оператору ИС ЭПД. ЭТрН в ежедневной работе будет оформляться именно через оператора ИС ЭПД: например, «Контур», «Такском», «Сбис» и т.д., потому что только они умеют формировать корректные XML-титулы, организовывать подписи (УКЭП/УНЭП), собирать МЧД и отгружать все это ГИС ЭПД. Полный список таких операторов есть на сайте Минтранса.
А далее зависит от того, как вы сами организуете процесс: будете использовать готовый личный кабинет и мобильные приложения для водителей оператора ИС ЭПД, либо воспользуетесь готовыми интеграциями с 1С, либо интегрируете работу с ИС ЭПД в свою учетную систему, где вы создаете и ведете заявки.
Что нужно сделать МСП уже сейчас
Выбрать оператора ИС ЭПД, заключить договор, получить доступ в личный кабинет / API. Без этого легально обмениваться ЭТрН нельзя.
Выпустить УКЭП для ключевых сотрудников + настроить мобильный сценарий подписи водителей. УНЭП через приложение оператора или «Госключ», если оператор это поддерживает.
Завести МЧД на тех, кто будет подписывать документы от лица компании.
Отработать процесс: как создается титул Т1 (грузоотправитель/экспедитор), кто и когда подтверждает прием груза (Т2), кто фиксирует доставку (Т3/Т4), как вносятся корректировки адреса выгрузки по ходу рейса и т.д.
Подготовиться к регистрации в реестре экспедиторов (если вы выступаете в роли экспедитора): собрать сведения о договорах транспортной экспедиции, привлеченных подрядчиках, маршрутах и типах грузов, потому что эти данные придется сдавать государству и потом хранить.
