Электронный договор фрахтования: что это и как внедрить

Что такое ЭДФ и когда он нужен

Электронный договор фрахтования (ЭДФ) — это цифровой аналог обычного договора фрахтования (чартера) в грузоперевозках. По такому договору перевозчик (фрахтовщик) обязуется предоставить заказчику (фрахтователю) за плату грузовой автомобиль с водителем для перевозки грузов. 

В сфере автомобильного транспорта ЭДФ применяется в особых случаях, установленных законом. А именно: когда груз в поездке сопровождает представитель грузовладельца или когда перемещение груза не отражается как движение товарно-материальных ценностей.

В таких ситуациях вместо привычной транспортной накладной используется договор фрахтования — он фиксирует сам факт предоставления транспорта и условий поездки, поскольку груз фактически не передается перевозчику на ответственность, владелец сам его сопровождает. Закон требует заключать такой договор в письменной форме. Сейчас его можно оформить либо на бумаге, либо в электронном виде. 

Для электронного варианта налоговая служба совместно с Минтрансом утвердили специальный формат (XML-схему) с 1 марта 2023 года, и это позволило компаниям добровольно переходить на ЭДФ уже сейчас.

Когда используется ЭДФ. Согласно ст. 18 Устава автотранспорта, договор фрахтования обязателен именно для сопровождения груза представителем грузовладельца или перевозки груза без учета по бухгалтерским остаткам. 

Типичный пример: перевозка оборудования или имущества самой компании, когда товарно-материальные ценности не передаются другой стороне. 

При заключении электронного договора фрахтования (ЭДФ) транспортная накладная (ЭТрН) обычно не оформляется. Вместо неё по правилам фрахтования используется заказ-наряд, в том числе и электронный. ЭДФ фиксирует обязанности сторон: перевозчик подает транспортное средство в оговоренное место, а заказчик использует его для перевозки своего груза. 

Схема «ЭДФ + электронный заказ-наряд» используется, если владелец сопровождает груз или нет учета движения ТМЦ. А если нет оснований из ст. 18, то используется договор перевозки + ЭТрН.

Переход на обязательный электронный формат: сроки и законы

В настоящее время использование электронных перевозочных документов, включая ЭДФ, носит добровольный характер для большинства компаний. Но с 1 сентября 2026 года электронный формат станет базовым по умолчанию для ключевых транспортных документов, и бумага будет допустима лишь в особых случаях. Это установлено Федеральным законом № 140-ФЗ от 07.06.2025, который ввел понятие электронных перевозочных документов (ЭПД) и закрепил обязанность оформлять их цифровым образом. 

В перечень таких документов входят: электронная транспортная накладная (ЭТрН), заказ-наряд, сопроводительная ведомость, договор фрахтования, путевой лист, заказ/заявка на перевозку и экспедиторские документы. Таким образом, ЭДФ должен будет оформляться именно в электронном виде наравне с другими перевозочными документами.

Уже приняты и промежуточные меры. Например, с 01.09.2025 года при перевозке алкогольной продукции нужно оформлять электронные перевозочные документы (ЭПД): можно оформлять СД в электронном виде (через оператора ИС ЭПД с отправкой в ГИС ЭПД), но бумажная ТТН пока разрешена до 01.03.2027 года.

Появляются новые обязанности и для экспедиторов. С 2026 года транспортно-экспедиционные компании обязаны регистрироваться на государственной платформе «ГосЛог». Без включения в реестр экспедитор не сможет оформлять электронные накладные и договоры фрахтования. 

Это также часть реформы, которая усиливает контроль государства за перевозками. В результате всех этих изменений электронные договоры фрахтования превращаются в повседневную норму деловой практики грузоперевозчиков.

Участники и процесс оформления ЭДФ

Кто участвует в оформлении. В договоре фрахтования задействованы две стороны: фрахтователь (заказчик перевозки, он же грузовладелец или экспедитор, арендующий транспорт) и фрахтовщик (перевозчик, предоставляющий транспортное средство с экипажем) 

Третьих лиц непосредственно в подписании ЭДФ нет — водитель, к примеру, не является стороной договора фрахта, он выступает лишь представителем перевозчика. Если перевозка организуется через экспедиторскую компанию, экспедитор может выступать фрахтователем по отношению к перевозчику, заключая с ним ЭДФ, а параллельно у него будет свой договор с грузовладельцем. Но в каждом конкретном ЭДФ фигурируют только две стороны: та, которая предоставляет транспорт, и та, которая его нанимает.

Как создается и подписывается ЭДФ. Электронный договор фрахтования составляется с помощью специализированных систем электронного документооборота, подключенных к государственной информационной системе ЭПД. 

Процесс выглядит так: 

1. Заказчик (фрахтователь) в своей системе, например, в личном кабинете на платформе оператора ИС ЭПД, заполняет форму договора, указав все условия рейса. 

2. Затем документ в электронном виде подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица со стороны заказчика, часто по МЧД (машиночитаемой доверенности). УКЭП юридически равнозначна собственноручной подписи и печати компании.

3. Подписанный электронной подписью договор через оператора отправляется перевозчику. 

4. Перевозчик проверяет содержимое и подписывает ЭДФ со своей стороны (также УКЭП руководителя или доверенного сотрудника). 

5. После этого договор считается заключенным.

Важно, что простой обмен PDF-файлами по почте тут не подходит. Требуется использование аккредитованного оператора системы ЭПД: например, Контур.Диадок, Такском, СБИС, Astral, который обеспечивает юридически значимый обмен и передает подписанные документы в государственную систему. 

Именно оператор формирует специальный XML-файл договора, организует процессы подписания двумя сторонами и отправляет результат в ГИС ЭПД. Работать можно через веб-интерфейс оператора или интегрировать его API в свою учетную систему — главное, чтобы обмен шёл через оператора из реестра Минтранса.

Структура электронного договора. Формат ЭДФ предполагает, что каждая сторона вносит свой блок данных. Фактически электронный договор фрахтования состоит из двух частей (файлов): со стороны фрахтователя и со стороны фрахтовщика. 

В части фрахтователя содержатся основные условия перевозки: данные о заказчике и перевозчике, описание груза, требуемый тип транспорта, маршрут и место подачи автомобиля, сроки выполнения перевозки. 

Часть фрахтовщика включает информацию, которой располагает перевозчик: сведения о себе (перевозчике), конкретном транспортном средстве (марка, госномер и др.), назначенном водителе, номере путевого листа, а также детали условий перевозки (например, особые требования, если были оговорены).

Такая двухфайловая структура означает, что каждый участник фактически заполняет и подписывает «свой» титул договора. В результате в государственное хранилище поступает единый комплект, который содержит подтвержденные обеими сторонами данные.

После подписания ЭДФ его основные сведения становятся доступны государственным контролирующим органам через ГИС ЭПД. Налоговые инспекции, Ространснадзор, МВД и другие органы при необходимости могут запросить эти данные напрямую из системы. Электронный договор не только упрощает взаимодействие между компанией-заказчиком и перевозчиком, но и обеспечивает прозрачность перевозки для государства.

Итого:

1. Фрахтователь через оператора ИС ЭПД формирует электронный документ,  титул фрахтователя и подписывает документ УКЭП (при необходимости по МЧД). 

2. Фрахтовщик получает проект, заполняет/подтверждает титул фрахтовщика и подписывает документ УКЭП.

3. Оператор ИС ЭПД фиксирует статусы и передаёт сведения в ГИС ЭПД.

Когда оформляется электронный договор фрахтования (ЭДФ)

Сценарий с ЭДФ включается в двух случаях (по ст. 18 Устава автотранспорта):

• груз сопровождает представитель грузовладельца,

• по грузу не ведётся учёт движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

В этих ситуациях перевозка выполняется не по транспортной накладной, а по договору фрахтования. Порядок оформления задают Правила перевозок (ПП РФ № 2200).

ЭДФ подписывается усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) со стороны и отправителя, и перевозчика. Структура ЭДФ утверждена приказом ФНС № ЕД-7-26/109@. Если перевозка мультимодальная или водным транспортом, дополнительно могут оформляться:

• электронная дорожная ведомость,

• электронная квитанция о приёме груза.

В автомобильной логистике эти формы практически не используются.

Чем ЭДФ отличается от договора перевозки груза

Если груз не сопровождается и по нему ведется учет ТМЦ, работает базовая модель по ст. 785 ГК РФ: перевозчик обязуется доставить груз и передать его получателю. Сам факт заключения договора перевозки подтверждается оформлением транспортной накладной.

Что оформляется вместе с договором перевозки:

• ЭТрН — электронная транспортная накладная (утверждена ФНС, формат приказа № ЕД-7-26/1065@). Это ключевой операционный документ для перевозки.

• Подписи и передача. Каждая сторона подписывает свой титул ЭТрН, затем данные передаются через оператора ИС ЭПД и отражаются в ГИС ЭПД. Используются усиленные подписи; при необходимости — машиночитаемые доверенности (МЧД) на сотрудников. Регламент — постановления № 931 и № 281

Что выбрать: ЭДФ или договор перевозки

ЭДФ — лишь один из элементов цифровой логистики. Для большинства автоперевозок первичен договор перевозки и ЭТрН, а ЭДФ нужен именно когда применяется фрахтование по ст. 18 УАТ.

В случае проверки налоговой именно договор наравне с накладной подтвердит, на каком основании перевозили груз. Внедряя ЭДФ, компания фактически подключается ко всей экосистеме ЭПД, что открывает возможности для автоматизации и ускорения бизнес-процессов.

Ключевые поля электронного договора фрахтования

ЭДФ включает ряд обязательных сведений, без которых документ считается недействительным. Требования к содержанию установлены законом и реализованы в формате ФНС.

Примечание: Формально закон выделяет первые шесть пунктов как обязательные для договора фрахтования. Остальные сведения (конкретный автомобиль, водитель, путевой лист) хотя прямо и не перечислены в законе, практически необходимы при электронном оформлении, без них трудно исполнить договор. 

Электронный формат ФНС предусматривает внесение этих данных в титул перевозчика. Кроме того, указание конкретного ТС и водителя важно для однозначной идентификации рейса и связки с другими документами: путевым листом, накладной. В рабочем процессе все приведенные поля считаются ключевыми для полноты ЭДФ.

Этапы внедрения ЭДФ в компании

ЭДФ — это один из электронных перевозочных документов (ЭПД) и требования к его внедрению практически такие же, как и к остальным документам. 

Чек-лист шагов, которые предстоит выполнить организации, чтобы начать работать с ЭДФ:

1. Выбрать оператора ЭДО и подключиться к системе ЭПД.
   

2. Обеспечить сотрудников электронными подписями.
   

3. Интегрировать ЭДФ в учетные системы.
   

4. Отработать сценарии оформления документов.
   

5. Учесть новые регуляторные требования.
   

Выполнив эти шаги, компания сможет уверенно работать с электронными договорами фрахтования и сопутствующими документами.