Что такое электронная транспортная накладная
ЭТрН — это транспортная накладная в электронном виде, с той же юридической силой, что и бумажные документы, только без потерь оригиналов и спорных ручных исправлений.
Документ формируется в вашей системе/ЭДО, подписывается электронной подписью уполномоченных лиц и по регламенту попадает в государственную систему — ГИС ЭПД, которой управляет Минтранс. ГИС ЭПД не работает «напрямую» с компаниями: данные в неё передают операторы ИС ЭПД (Информационная система электронных перевозочных документов) — ваш ЭДО или отраслевой сервис, у которого есть статус оператора.
На схеме всегда три участника: вы → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД.
Пример. Перевозчик оформил ЭТрН в своем ЭДО. Заказчик подписал со своей стороны. Оператор ИС ЭПД передал состав документа и статусы подписания в ГИС ЭПД. При проверке инспектору не нужно требовать оригинал документа — сведения уже лежат в системе, а у сторон есть логи, когда и кем подписано.
С 1 сентября 2026 года электронный формат становится приоритетным для ключевых перевозочных документов: автомобильные накладные (ЭТрН), железнодорожные и авианакладные, электронные заказы/заявки и экспедиторские документы.
Бумажные экземпляры сохранятся только как исключение, и эти случаи дополнительно определит Правительство. Об этом прямо говорит Минтранс и подтверждают отраслевые сводки. Это касается всех участников: перевозчиков, экспедиторов, грузоотправителей и грузополучателей.
Создание ЭТрН
Как правило транспортную накладную создает грузоотправитель. Логика проста: заявка/договор → формирование ЭТрН → подписи → статусы → передача сведений в ГИС ЭПД.
Информация в ГИС ЭПД передается через операторов ИС. Что именно попадает в государственную систему, закреплено в Правилах: есть общий акт о представлении информации в ГИС ЭПД и специальное постановление № 931 — про направление электронных накладных, заказов/заявок и сопроводительных ведомостей.
Поэтому, если документ оформлен и подписан корректно, его состав и статусы попадут в ГИС ЭПД и будут доступны государству, а сторонам — через логи и квитанции.
Пример. Отправитель заполняет данные по грузу и условиям, перевозчик принимает и подтверждает, получатель отмечает фактическое получение, перевозчик закрывает рейс, а итоговые статусы видны всем участникам и передаются в ГИС ЭПД. Оспаривать действия сторон становится сложнее: система хранит факты, время подписаний и информацию о подписантах.
Какие статусы могут быть у ЭТрН
Статус — это техническая отметка в системе, которая показывает текущее состояние транспортной накладной: кто ее создал, кто подписал, доставлена ли она контрагенту, завершена ли перевозка.
Каждый статус меняется автоматически, когда участники совершают действия — формируют, подписывают или обмениваются титулами.
Основные статусы ЭТрН (по типовой схеме Минтранса и операторов ЭДО)
Этап | Статус | Что значит |
1. Создание документа | Подготовлен | ЭТрН создана, но не подписана никем. Черновик. |
2. Отправка на подписание | Ожидает подписи отправителя / Ожидает подписи перевозчика | Документ передан другой стороне для подписания. |
3. Подписан обеими сторонами | Действует / В силе | ЭТрН подписана всеми участниками (грузоотправителем, перевозчиком, водителем), перевозка начата. |
4. В пути | Перевозка в процессе | По документу оформлены фактические данные о погрузке, машина в рейсе. |
5. Доставка завершена | Доставлено / Перевозка завершена | Получатель подтвердил приём груза, все подписи собраны. |
6. Ошибка или аннулирование | Аннулировано / Отклонено | Документ отозван, подпись отклонена или нарушена структура. |
7. Архив | Закрыт / Завершен | Перевозка завершена, данные переданы в ГИС ЭПД, документ хранится в архиве. |
Зачем это нужно
Для юридической силы: статус «Подписан» или «Завершен» подтверждает факт перевозки без бумажной накладной.
Для контроля и прослеживаемости: статус позволяет государству и участникам видеть, где документ в цепочке.
Для интеграций с ГосЛогом: именно по статусам ГИС ЭПД и «ГосЛог» понимают, что перевозка началась, завершилась или требует проверки.
Титулы ЭТрН: кто создает и кто подписывает
ЭТрН состоит из «титулов» — последовательных блоков (файлов обмена), которыми участники фиксируют этапы перевозки. В работе чаще всего встречаются четыре базовых титула:
В базовом сценарии (одиночная перевозка «от отправителя» → «перевозчик» → «получатель») обязательны 4 титула:
Титул 1 — подписывает грузоотправитель, указывает данные о сторонах перевозки, водителе, грузе, условиях договора.
Титул 2 — подписывает перевозчик при погрузке.
Титул 3 — подписывает грузополучатель (подтверждает получение груза).
Титул 4 — подписывает перевозчик при выдаче груза получателю.
Помимо них существуют опциональные титулы (в зависимости от сценария):
Титул 5 и Титул 6 — финансовые сведения или стоимость перевозки.
Титул 7 — переадресация груза, смена получателя или адреса — подписывает грузоотправитель
Титул 8 — смена водителя/транспортного средства (эстафета) — подписывает перевозчик
Некоторые источники даже упоминают до девяти титулов под отдельные сценарии: изменения условий, финансовые результаты и т. п., но для линейных автоперевозок достаточно «классической четверки». Такой порядок подтверждают методические материалы операторов ЭДО и практические гайды по ЭТрН.
ГИС ЭПД хранит статусы в режиме реального времени и синхронизирует их с «ГосЛогом» для прослеживаемости перевозок. В системах ЭДО эти статусы могут называться немного иначе, но суть идентична — этапы перехода от черновика к завершённой перевозке.
Как это будет выглядеть на практике:
Грузоотправитель/экспедитор создаёт Титул 1 в своей учетной записи/кабинете у оператора ИС ЭПД и подписывает УКЭП.
Перевозчик получает файл, сверяет и подписывает Титул 2 (приемка/или отказ).
В пункте назначения грузополучатель подписывает Титул 3 (полная/частичная приемка/отказ).
Перевозчик закрывает рейс Титулом 4.
При изменениях по дороге — оформляются сообщения о переадресовке и (или) заменах водителя/ТС. Вся информация проходит через оператора ИС ЭПД и отражается в ГИС ЭПД. .
ЭТрН: титулы, статусы и действия участников
№ | Титул ЭТрН | Кто формирует и подписывает | Что фиксируется в титуле | Когда используется | Связанный статус ЭТрН | Юридическое значение |
1 | Титул 1 — Грузоотправителя | Грузоотправитель (или экспедитор) | Данные о грузе, месте погрузки, маршруте, сторонах, номере договора, весе, упаковке | При создании документа | 🟡 «Подготовлен / ожидает подписи» | Формирует юридическую основу перевозки. До подписания — черновик. |
2 | Титул 2 — Перевозчика (погрузка) | Перевозчик или водитель (подпись УКЭП или мобильная) | Подтверждение факта приемки груза, ТС, водителя, пломб | При выезде с места погрузки | 🟢 «Подписан перевозчиком / перевозка начата» | Перевозка официально стартовала. Груз в обороте. |
3 | Титул 3 — Грузополучателя | Грузополучатель | Данные о разгрузке: количество мест, масса, состояние, отметки о повреждениях, дата и подпись получателя | При завершении перевозки | 🟢 «Доставлено / ожидает подписи получателя» → «Завершено» | Подтверждает факт доставки груза. Юридическое завершение перевозки. |
4 | Титул 4 — Перевозчика (выгрузка) | Перевозчик или экспедитор | Подтверждение сдачи груза и закрытие маршрута | После подтверждения получателем | 🟣 «Завершено / закрыто» | Фиксирует окончание перевозки и передачу всех документов. |
5 | Титул 5 — Расчёты за перевозку (опциональный) | Перевозчик / Заказчик | Стоимость перевозки, налоги, условия оплаты, банковские реквизиты | Если перевозка платная или оформляется актом | ⚪️ «Завершено / выставлен счёт» | Используется для взаиморасчётов и бухгалтерского учёта. |
6 | Титул 6 — Финансовые уточнения (опциональный) | Заказчик / Перевозчик | Счета, акты, корректировки, уточнение суммы | После завершения перевозки | ⚪️ «Корректировка / уточнение» | Для исправлений и финального закрытия договора. |
7 | Титул 7 — Переадресация груза (опциональный) | Экспедитор / Перевозчик | Новое место разгрузки, изменённый получатель | Если груз перенаправлен в пути | 🔵 «В пути / переадресован» | Официальная фиксация смены адреса доставки. |
8 | Титул 8 — Смена водителя / ТС (опциональный) | Перевозчик | Новые данные по ТС, водителю, маршруту | Если сменился водитель или техника в пути | 🔵 «В пути / обновлён» | Обеспечивает юридическую непрерывность перевозки при смене исполнителя. |
9 | Архив / Завершение | Система / оператор ИС ЭПД | Итоговое состояние, хранение сведений | После завершения перевозки | ⚫️ «Закрыт / Архив» | Перевозка завершена, документ передан в ГИС ЭПД и хранится 5 лет. |
ЭТрН и экспедитор
Экспедитор участвует в процессе подписания электронной накладной наравне с грузоотправителем/заказчиком:
если по договору именно экспедитор оформляет ТН, он формирует и подписывает Титул 1 от своего имени как уполномоченный (в формате указываются соответствующие признаки роли);
далее процесс аналогичен обычному порядку: перевозчик подписывает Титул 2, получатель — Титул 3, и перевозчик — Титул 4.
Подписи — по общему правилу УКЭП; возможность УНЭП зависит от конкретного вида файла и поддержки оператором ИС ЭПД.
Короткий план перехода на ЭТрН
Шаг 1. Выберите оператора ИС ЭПД. Откройте публичный портал/страницу Минтранса про ГИС ЭПД, проверьте, что провайдер есть в реестре, подпишите договор на обмен документами. Если вы перевозчик или небольшой экспедитор, начните с веб-кабинета на сайте оператора ИС — это быстрый старт без интеграций.
Шаг 2. Проверьте подписи и МЧД. У директоров — КЭП; у сотрудника-подписанта — КЭП физлица + МЧД. Создать и проверить МЧД можно прямо на сервисах ФНС; статус доверенности тоже проверяется онлайн.
Шаг 3. Прогоните «боевой» маршрут. Возьмите типовой рейс, оформите заявку, соберите Титул 1–4, подпишите, проверьте, что статусы дошли до ГИС ЭПД и видны в кабинете.
Шаг 4. Подкрутите договоры и шаблоны. Пропишите электронную форму транспортной накладной «по умолчанию»
Частые вопросы
ЭТрН обязательно использовать с какого года? С 1 сентября 2026 года — для ключевых перевозочных и экспедиторских документов, бумага останется только как исключение.
Кто обязан перейти на ЭТрН? Все участники перевозок: перевозчики, экспедиторы, отправители и получатели — у каждого свои титулы и подписи.
«ЭТрН Контур» — это отдельный формат? Нет, «Контур» — один из операторов ЭДО/ИС ЭПД, который поддерживает работу с ЭТрН и её титулами; форматы задаёт ФНС, а передачу в государственный узел обеспечивает оператор.
Какие ЭЦП подойдут? Усиленная подпись: у директора — КЭП, у сотрудника — КЭП физлица + МЧД. Проверка и выпуск — через аккредитованные УЦ и сервисы ФНС.
